Regulamin Kongresu GIS 2020

KONGRES GIS 2020. PRZESTRZEŃ. RÓWNOWAGA. PRZEWAGA

Regulamin rejestracji oraz uczestnictwa

§1. Postanowienia ogólne

1.1. W dniach 22-23 kwietnia 2020 roku, w hotelu Narvil ul. Czesława Miłosza 14A, 05-140 Serock („Hotel”) odbędzie się kongres branżowy pod nazwą: „Kongres GIS 2020. Przestrzeń. Równowaga. Przewaga.” („Kongres”)

1.2. Organizatorem Kongresu jest firma Esri Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (03-736) przy Placu Konesera 9, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000140787, NIP: 5221022327, REGON: 0111845140, posługująca się adresem elektronicznym: [email protected] („Organizator”).

1.3. Uczestnikami Kongresu mogą zostać osoby, które dokonają prawidłowej rejestracji oraz dokonają opłaty za uczestnictwo zgodnie z zasadami płatności zawartymi w dalszej części niniejszego Regulaminu a także przedstawiciele firm Partnerskich i Sponsorów oraz pracownicy Organizatora („Uczestnik”).

1.4. Zapisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie i obowiązują wszystkich Uczestników. Treść regulaminu dostępna jest na stronie internetowej www.kongresgis2020.pl. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z zawarciem umowy z Organizatorem zgodnie z niniejszym Regulaminem. Oznacza również akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, w tym przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.

§2. Uczestnictwo w Kongresie

2.1. Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest zgłoszenie poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Kongresu www.kongresgis2020.pl. Zgłoszenie uczestnictwa powoduje również powstanie obowiązku dokonania płatności. Dokonanie płatności jest warunkiem uczestnictwa w Kongresie. Niniejszy zapis nie obowiązuje osób, które otrzymały kod rabatowy upoważniający do bezpłatnego udziału w Kongresie (opłata zero złotych).

2.2. Koszt udziału w Kongresie ustalony jest w tabeli opłat:

 

TABELA OPŁAT ZA UDZIAŁ W KONGRESIE GIS 2020
cena PLN NETTO od rozpoczęcia rejestracji do 31.10.2019 Cena PLN NETTO od 01.11.2019 do 31.01.2020 Cena PLN NETTO od 1.02.2020 do 31.03.2020 Cena PLN NETTO od 01.04.2020 do 05.04.2020
199* zł 299* zł 499* zł 699 zł cena regularna

* - Cena obowiązuje tylko w przypadku otrzymania i wykorzystania kodu rabatowego.

2.3. W ramach uczestnictwa w Kongresie do dyspozycji uczestników oddane zostaną sesje merytoryczne wraz z przerwami kawowymi oraz lunchem i stanowiska  Organizatora. W dniu 22 kwietnia 2020 roku Uczestnicy Kongresu mają możliwość wzięcia udziału w kolacji, która odbędzie się na terenie Hotelu. Szczegółowa Agenda Kongresu znajduje się na stronie www.kongresgis2020.pl.

2.4. Termin nadsyłania zgłoszeń uczestnictwa w Kongresie za pośrednictwem serwisu internetowego www.kongresgis2020.pl trwa do dnia 05 kwietnia 2020 roku. Organizator zastrzega sobie jednak prawo do skrócenia okresu nadsyłania zgłoszeń, jeśli pula dostępnych miejsc zostanie wyczerpana przed dniem 05 kwietnia 2020.

§3. Rezygnacja z udziału w Kongresie

3.1. Uczestnik może w każdej chwili zrezygnować z uczestnictwa w Kongresie. Rezygnacja z uczestnictwa w Kongresie powinna być dokonana w formie elektronicznej i wysłana na adres e-mail [email protected] z podaniem imienia, nazwiska oraz firmy/instytucji, na którą wystawiona została faktura VAT. Rezygnacja może być złożona najpóźniej do 08 kwietnia 2020 roku. W przypadku rezygnacji po tym terminie uczestnik zostanie obciążony pełnymi kosztami udziału w Kongresie.

3.2. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Kongresie bez powiadomienia Organizatora Uczestnik również zostanie obciążony pełną kwotą za uczestnictwo.

§4. Zakwaterowanie i zasady przebywania w hotelu

4.1. Uczestnik Kongresu dokonuje rezerwacji pokoju hotelowego bezpośrednio w hotelu we własnym zakresie i na własny koszt zgodnie z zasadami obowiązującymi w hotelu Narvil kontaktując się bezpośrednio z hotelem. W przypadku chęci skorzystania z noclegu w Hotelu Narvil, prosimy o indywidualną rezerwację w godzinach 09:00 – 17:00. Osobą kontaktową jest Pan Dariusz Wesołowski, [email protected], tel. +48 519-041-364. Organizator nie odpowiada za dostępność pokoi, ich cenę oraz status rezerwacji.

4.2. Pokoje zostaną udostępnione Uczestnikom wraz z rozpoczęciem doby hotelowej, tj. o godz. 16:00. Zwolnienie pokoju powinno nastąpić nie później niż o godz. 12:00 dnia następnego. Wszelkie zmiany godzin zajęcia lub opuszczenia pokoju Uczestnicy zgłaszają indywidualnie do recepcji hotelu, przy czym hotel nie gwarantuje, że wnioski te zostaną uwzględnione.

4.3. Koszty korzystania z wszelkich dodatkowych usług Hotelu, nieobjętych pakietem uczestnictwa, w szczególności z mini baru, telefonów, usług pralniczych, SPA, usług rozrywkowych, indywidualnych rachunków gastronomicznych i barowych, Uczestnicy będą pokrywać indywidualnie na zasadach obowiązujących w Hotelu.

4.4. Uczestnicy zobowiązani są zapoznać się i przestrzegać obowiązujących w Hotelu regulaminów, przepisów BHP i PPOŻ. Regulaminy te są dostępne w każdym pokoju hotelowym oraz na recepcji głównej.

4.5. Zakazane jest wnoszenie na teren Hotelu alkoholu niepochodzącego z Hotelu.

4.6. Zakazane jest przytwierdzanie lub przylepianie na terenie Hotelu jakichkolwiek materiałów, czy plakatów.

4.7. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za wszelkie zniszczenia i braki w sprzęcie lub wyposażeniu powstałe z jego winy w trakcie trwania Kongresu, w związku z nią lub przy jej okazji niezależnie czy będzie to miało miejsce w zajmowanym przez Uczestnika pokoju, czy w jakiejkolwiek innej części budynków i przestrzeni należącej do Hotelu, jak również we wszelkich innych obiektach, w których będą prowadzonej jakiekolwiek działania związane z Kongresem. W przypadku, gdy Organizator naprawi trzeciemu podmiotowi, w szczególności Hotelowi, szkodę wyrządzoną przez Uczestnika, Uczestnik zobowiązany będzie zwrócić Organizatorowi wyłożone z tego tytułu kwoty.

4.8. Uczestnik ponosi odpowiedzialność prawną i finansową z tytułu nieuzasadnionego uruchomienia przez tego Uczestnika systemu ochrony PPOŻ (czujki dymu, ROP) w Hotelu. W przypadku, gdy koszty nieuzasadnionego uruchomienia, o którym mowa w zdaniu poprzednim, pokryje Organizator, Uczestnik zobowiązany będzie zwrócić Organizatorowi równowartość uiszczonych z tego tytułu kwot.

4.9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zniszczone, zgubione lub utracone podczas Kongresu, w szczególności za rzecz wniesione do Hotelu lub w nim pozostawione.

4.10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za pojazdy mechaniczne pozostawione przez Uczestników na znajdującym się na terenie Hotel parkingu, ani za pozostawione w tych pojazdach rzeczy. Pozostawienie pojazdów i rzeczy odbywa się na własny koszt oraz ryzyko i odpowiedzialność Uczestnika, zgodnie z obowiązującym w Hotelu Regulaminem Parkingu.

§5. Reklamacje

5.1. Wszelkie reklamacje Uczestników Kongresu wobec Organizatora z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania zobowiązań, o których mowa w niniejszym Regulaminie, powinny być zgłaszane w formie pisemnej zawierającej uzasadnienie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia zakończenia Kongresu.

5.2. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

§6. Postanowienia końcowe

6.1. W przypadku, gdy Kongres nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, tj. „siły wyższej” (np. powódź, huragan, śnieżyca itp.), Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem w Kongresie, w tym zwrotu kosztów dojazdu, a także kosztów usług dodatkowych zleconych Organizatorowi przez uczestników Kongresu.

6.2. Organizator zastrzega sobie prawo do swobodnego kształtowania treści merytorycznej Kongresu oraz zastrzega możliwość zmian w agendzie Kongresu.

6.3. Wszelkie spory mogące powstać strony będą starały się rozwiązać polubownie.

6.4. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej Kongresu oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także zobowiązanie do przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.

6.5. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności Kodeksu Cywilnego.

§7. Zasady przetwarzania danych osobowych. Klauzula informacyjna

7.1. Administratorem danych osobowych uczestników Kongresu, osób zgłaszających uczestników oraz wszelkich innych danych przekazanych Organizatorowi Kongresu jest spółka Esri Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (03-736) przy Placu Konesera 9, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000140787, NIP: 5221022327, REGON: 0111845140, posługująca się adresem elektronicznym: [email protected]

7.2. Wszelkie dane osobowe pozyskane przez Organizatora będą przetwarzane w celu realizacji umowy o między uczestnikami Kongresu oraz podmiotami zgłaszającymi uczestników a Organizatorem, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (Ue) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 R. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/We (Ogólne Rozporządzenie O Ochronie Danych, dalej RODO)

Ponadto wszelkie dane pozyskane przez Organizatora będą przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego usług własnych Spółki Esri Polska spółka z o.o. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – tj. do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora.

7.3. Wszelkie dane osobowe pozyskane przez Organizatora zostaną usunięte niezwłocznie po ustaniu celu, dla którego będą przetwarzane. Nie wcześniej niż po upływie okresu, w jakim Organizator jest obowiązany do przechowywania dokumentacji dla celów rozliczeń podatkowych oraz nie wcześniej niż po upływie okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń Organizatora względem uczestników lub podmiotów zgłaszających uczestników oraz roszczeń uczestników lub podmiotów zgłaszających uczestników względem Organizatora.

7.4. Każdej osobie, której dane będą przetwarzane przez Organizatora przysługuje prawo wglądu w dane, prawo dostępu do danych, prawo sprostowania i uzupełnienia danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych dla celów marketingowych oraz prawo do żądania usunięcia danych po upływie okresów wskazanych w pkt 7.3. powyżej.

Wszelkie wnioski, żądania i zapytania w zakresie danych osobowych należy kierować pod adres: [email protected].

Każdej osobie, której dane będą przetwarzane przez Organizatora przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz prawo do dochodzenia roszczeń przed sądem powszechnym.

7.5. Szczegółowe informacje na temat Administratora danych osobowych i zasad ochrony danych osobowych u Administratora znajdują się pod adresem https://www.esri.pl/polityka-prywatnosci/

Warszawa